El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) aborda la consulta de una propiedad horizontal sobre cuál fecha se debe considerar válida para el pago de las cuotas de administración cuando un residente realiza una transferencia desde una entidad financiera diferente y el dinero se refleja en la cuenta de la copropiedad uno o dos días después de la fecha límite . El CTCP aclara de manera contundente que, como organismo de normalización contable, no tiene la facultad para emitir un pronunciamiento que dé validez a una fecha de pago sobre otra, ya que este es un asunto que excede su competencia.
La solución a esta controversia, según el Consejo, debe buscarse en primer lugar en el reglamento de la propiedad horizontal o en otras normas que regulen la materia . Si el reglamento interno no ofrece una solución clara, el CTCP recomienda elevar la consulta a la Superintendencia Financiera de Colombia, entidad que podrá indicar la “fecha valor” que debe otorgarse a estas transacciones interbancarias . Desde una perspectiva estrictamente contable, el documento recuerda la obligación de la entidad de cumplir con lo estipulado en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, específicamente en sus artículos sobre soportes y comprobantes de contabilidad. Esto significa que todo hecho económico debe estar documentado con un soporte (interno o externo) debidamente fechado y autorizado, y los registros contables deben prepararse con base en dichos soportes, indicando la fecha de la operación.
Adicionalmente, aunque no se aborda directamente en el concepto principal, la normativa colombiana, específicamente el Código Civil, regula la forma de aplicar o imputar los pagos cuando un deudor tiene varias obligaciones con un mismo acreedor. La regla general es que el pago se imputa primero a los intereses y luego al capital, a menos que el acreedor autorice lo contrario . Si existen varias deudas, el deudor puede elegir a cuál de ellas abonar, pero si no lo hace, el acreedor puede hacer la imputación en el recibo de pago . Esta es una consideración relevante para la administración de la copropiedad una vez que se ha definido la fecha efectiva del pago.
Conclusión
El concepto del CTCP establece una jerarquía clara para resolver la duda sobre la fecha de pago en propiedades horizontales:
- La competencia no es contable, sino reglamentaria y legal. El CTCP no puede definir cuál fecha es la correcta .
- La primera fuente de consulta es interna: La respuesta debe estar en el reglamento de la propiedad horizontal. Este documento, aprobado por la asamblea, es la ley principal que rige las relaciones entre los copropietarios y la administración .
- Si hay vacío normativo, se debe escalar: En ausencia de una norma interna, la entidad competente para definir la “fecha valor” de las transacciones financieras es la Superintendencia Financiera de Colombia .
- El registro contable sigue al soporte: Contablemente, la operación se registrará con la fecha que figure en el soporte válido, una vez que la fecha efectiva del pago haya sido determinada según los criterios anteriores.
Recomendaciones
Para abordar esta situación de manera definitiva y evitar futuros conflictos, le sugiero las siguientes acciones:
- Revisión del Reglamento: Realice una revisión exhaustiva del reglamento de propiedad horizontal vigente. Es posible que contenga disposiciones sobre la fecha de pago, el recaudo de cuotas o la causación de intereses de mora que aclaren la situación.
- Proponer una Reforma al Reglamento: Si el reglamento es ambiguo o no trata el tema, la administración puede proponer a la asamblea de propietarios incluir un artículo que defina explícitamente que la fecha de pago se considerará aquella en que los fondos estén efectivamente disponibles en la cuenta bancaria de la copropiedad. Esto daría claridad y un fundamento legal interno para el futuro.
- Consulta a la Superintendencia Financiera: Como lo sugiere el CTCP, puede ser útil elevar una consulta formal a la Superintendencia Financiera para obtener un concepto sobre la “fecha valor” en transferencias interbancarias, lo cual puede servir de soporte para la política interna de la copropiedad 43.
- Política de Recaudo Clara: Comunique de manera clara y proactiva a todos los residentes la política de pagos, explicando los tiempos de las transferencias interbancarias y la fecha que se tomará como válida para evitar la causación de intereses de mora.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido un concepto en respuesta a una consulta sobre la fecha válida para efectos contables y de cumplimiento en el contexto de pagos de cuotas de administración en una propiedad horizontal (PH), cuando la fecha de la transferencia bancaria difiere de la fecha en que el dinero se refleja en la cuenta receptora.
Posición del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP)
El CTCP, en su rol de organismo normalizador de la contabilidad en Colombia, ha manifestado que no tiene la facultad para determinar la validez de las fechas reportadas por las entidades bancarias en la recaudación de cuotas ordinarias de copropiedades. Este organismo subraya que la resolución de este tipo de conflictos no es de su competencia y debe ser abordada considerando el reglamento de la copropiedad o cualquier otra normativa que regule la materia.
En caso de no poder dirimir el conflicto con base en el reglamento interno, el CTCP sugiere elevar la consulta a la Superintendencia Financiera de Colombia, entidad que podría indicar la “fecha valor” aplicable a las transacciones bancarias.
El CTCP fundamenta su competencia y actuación en las siguientes disposiciones legales:
- Ley 43 de 1990: Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones. Ver Ley 43 de 1990
- Ley 1314 de 2009: Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Ver Ley 1314 de 2009
Normativa Aplicable a los Soportes y Comprobantes Contables
Aunque el CTCP no define la fecha válida para el pago en PH, remite a la entidad consultante a lo estipulado en el Decreto Único Reglamentario (DUR) 2420 de 2015, específicamente en sus artículos 6 y 7, que establecen directrices generales sobre los soportes y comprobantes de contabilidad.
Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015
Este decreto, que compila y racionaliza las normas reglamentarias en materia de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información, establece lo siguiente:
- Artículo 6º. Soportes: Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Estos soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad o conservarse archivados en orden cronológico para su verificación. Ver sentencia de Sección Cuarta del 12/02/2020, número de proceso: 11001-03-24-000-2018-00201-00
- Artículo 7º. Comprobantes de Contabilidad: Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquellos donde se registren las operaciones cronológicamente, deben estar respaldadas por comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Estos comprobantes deben prepararse con base en los soportes, ser numerados consecutivamente, indicar la fecha de preparación, las personas que los elaboraron y autorizaron, la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas. Ver sentencia de Sección Cuarta del 13/03/2025, número de proceso: 11001032700020230003600
Conclusión del Análisis
El CTCP reitera que la determinación de la fecha válida de pago en el escenario planteado es un asunto que excede sus facultades. La entidad consultante debe buscar la respuesta en el reglamento de la copropiedad o, en su defecto, consultar a la Superintendencia Financiera de Colombia para obtener claridad sobre la “fecha valor” de las transacciones bancarias. No obstante, para efectos contables, es fundamental que la copropiedad cumpla con las disposiciones del DUR 2420 de 2015 en cuanto a la documentación y registro adecuado de los soportes y comprobantes de contabilidad, asegurando que reflejen fielmente los hechos económicos.
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