La certificación de estados financieros, especialmente cuando han sido objeto de correcciones y ha habido cambios en la administración y en el equipo contable, se rige por el principio de responsabilidad sobre su preparación . Según la Ley 222 de 1995, la obligación de certificar recae sobre el representante legal y el contador público “bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado” . La certificación es un acto de suma importancia que implica declarar que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados financieros (existencia, integridad, derechos, valuación, presentación y revelación) y que las cifras han sido tomadas fielmente de los libros de contabilidad . La firma de un contador público otorga fe pública y presume, salvo prueba en contrario, que la información se ajusta a los requisitos legales y refleja de forma fidedigna la situación financiera de la entidad en la fecha del balance . Aunque la ley apunta al responsable de la preparación, si un contador posterior asume la tarea de certificar estados financieros en cuya elaboración no participó, debe realizar todas las revisiones necesarias que le permitan respaldar dicha certificación y dar fe de su contenido . Este acto debe ser claro, preciso y ceñido estrictamente a la verdad, procediendo siempre de manera veraz, digna y leal . Respecto a quién es el representante legal facultado para firmar, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) aclara que no tiene competencia para pronunciarse sobre asuntos de carácter legal como el registro de nombramientos, por lo que esta determinación escapa al ámbito contable . Finalmente, si los estados financieros fueron corregidos por errores significativos de períodos anteriores, la entidad debe aplicar un tratamiento de reexpresión retroactiva, ajustando la información comparativa como si el error nunca hubiera ocurrido.
Conclusión
La normativa colombiana es clara en que la responsabilidad de la certificación de los estados financieros recae en quienes estuvieron a cargo de su preparación. Sin embargo, en un escenario de transición como el que se presenta, la responsabilidad se traslada a quienes asumen el control y la validación final de la información. Con base en las fuentes, podemos concluir lo siguiente:
- Representante Legal: La certificación debe ser firmada por quien ostente la representación legal de la entidad en el momento en que los estados financieros se ponen a disposición de los asociados o terceros. La validez de dicho nombramiento es un asunto legal que debe ser verificado por fuera del ámbito contable 37.
- Contador Público: La responsabilidad recae sobre el profesional que puede dar fe pública de la razonabilidad de las cifras finales. En el caso planteado, aunque varios contadores intervinieron, quien debe firmar es el contador que, tras realizar todas las verificaciones necesarias sobre el trabajo previo y las correcciones, esté en capacidad de asumir la responsabilidad total sobre la información presentada 8. Por lo tanto, el contador actual (Z) es quien debería firmar, siempre y cuando realice una debida diligencia que le permita certificar los estados financieros en su totalidad.
La firma no es un mero formalismo; es la materialización de una responsabilidad profesional y legal que presume la veracidad y el cumplimiento normativo de la información financiera.
Recomendaciones
Para proceder de manera correcta y mitigar riesgos legales y profesionales, le sugiero las siguientes acciones concretas:
- Validación de la Representación Legal: Antes de la firma, es crucial confirmar quién es el representante legal debidamente registrado y facultado para actuar en nombre de la entidad a la fecha de la certificación. Esta validación debe hacerse ante las autoridades competentes 3.
- Debida Diligencia del Contador Actual: El contador Z, antes de firmar, debe ejecutar un proceso de revisión exhaustivo sobre los estados financieros de 2024, incluyendo los ajustes realizados por la contadora Y. Este proceso debe estar debidamente documentado (con papeles de trabajo) para soportar su firma y la fe pública que otorga 8.
- Dejar Constancia de la Situación: Se recomienda incluir una nota en los estados financieros que revele los cambios de administración y de contador público ocurridos, así como la naturaleza de las correcciones realizadas a los estados financieros del período anterior. Esto brinda transparencia a los usuarios de la información 8.
- Asunción Explícita de Responsabilidad: Al firmar, el representante legal B y el contador Z asumen la responsabilidad sobre la versión final y corregida de los estados financieros, declarando que estos han sido verificados y tomados fielmente de los libros
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) aborda la consulta sobre quién debe firmar y certificar los estados financieros modificados de una propiedad horizontal, considerando los cambios en la representación legal y en el personal contable. La respuesta se fundamenta en la Ley 43 de 1990, la Ley 222 de 1995 y el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.
Marco Normativo de la Certificación de Estados Financieros
La certificación de estados financieros en Colombia es un acto de fe pública que implica la responsabilidad tanto del representante legal como del contador público.
Responsabilidad Conjunta del Representante Legal y el Contador Público
El artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificarlos cuando se pongan a disposición de los asociados o de terceros. Esta certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.
La Fe Pública del Contador Público
El artículo 10 de la Ley 43 de 1990 confiere al contador público la facultad de dar fe pública. Su firma en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales y estatutarios. En el caso de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.
Principios de Veracidad y Claridad
Los artículos 69 y 70 de la Ley 43 de 1990 indican que el certificado, opinión o dictamen expedido por un contador público deberá ser claro, preciso y ceñido estrictamente a la verdad, y que los contadores públicos deberán cumplir estrictamente las disposiciones legales y profesionales, procediendo en todo tiempo en forma veraz, digna, leal y de buena fe.
Actividad de Verificación de Afirmaciones
La “verificación de las afirmaciones” sobre los estados financieros, a la que se refiere el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, está reglamentada en el artículo 3° del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Este artículo establece que la administración de la entidad, antes de emitir los estados financieros, debe cerciorarse, para cada uno de sus elementos, de:
- Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.
- Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.
- Derechos y obligaciones: Los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.
- Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.
- Presentación y revelación: Los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados.
Determinación de los Responsables de la Firma y Certificación de los Estados Financieros Modificados
Considerando la situación planteada y el marco normativo, la responsabilidad de firmar y certificar los estados financieros modificados recae en las siguientes personas:
Respecto al Representante Legal
La certificación de los estados financieros corresponde al representante legal que ostenta dicha calidad en el momento en que los estados financieros modificados son puestos a disposición de los asociados o de terceros. Aunque los estados financieros originales de 2024 fueron preparados bajo la representación legal anterior (A), la responsabilidad de la certificación de la versión ajustada recae en la nueva representante legal (B). Esto se debe a que es la administración actual, bajo la dirección de B, quien verifica y presenta la información financiera corregida a la asamblea o a terceros. La certificación implica una declaración sobre la verificación de las afirmaciones contenidas en los estados financieros en el momento de su presentación.
Respecto al Contador Público
La certificación debe ser realizada por el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon los estados financieros modificados. En este caso, la contadora Y fue quien realizó los ajustes a los estados financieros de 2024. Por lo tanto, es ella quien debe certificar dichos estados financieros, ya que tuvo la responsabilidad directa sobre su preparación y las correcciones efectuadas. La firma del contador público da fe de que los estados financieros se elaboraron con base en los libros de contabilidad y reflejan razonablemente la situación financiera. El contador Z, al ser el actual responsable de la contabilidad, asumirá la responsabilidad de los estados financieros a partir de su gestión, pero no de los ajustes realizados por la contadora Y para el período anterior.
Conclusión
La firma de un contador público y del representante legal en los estados financieros es fundamental para otorgarles validez y fe pública. La responsabilidad recae en quienes tienen la capacidad de verificar la información y la autoridad para presentarla.
En el caso específico:
- Representante Legal: La representante legal actual (B) debe firmar y certificar los estados financieros modificados de 2024, ya que es la responsable de la administración que los pone a disposición.
- Contador Público: La contadora Y, quien realizó los ajustes a los estados financieros de 2024, es quien debe firmar y certificar dichos estados financieros.
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