La conclusión principal del CTCP es que una entidad tiene la potestad de elegir el método que considere más conveniente para la conservación de sus libros y documentos contables, ya sea en formato físico (papel) o a través de medios digitales .Esta facultad se fundamenta en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, el cual establece que los comerciantes deben conservar sus libros y papeles por un período de diez años desde el último asiento, y pueden elegir el medio para hacerlo: “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.”
Esta disposición, que busca la racionalización de trámites, fue posteriormente incorporada en el artículo 17 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. La Corte Constitucional ha señalado que la Ley 962 de 2005 suprimió cargas innecesarias para los comerciantes, como la obligación de conservar exclusivamente en papel y la de realizar la verificación de la reproducción y destrucción de documentos ante un funcionario de la cámara de comercio.
Finalmente, el CTCP aclara que, si bien ratifica la validez de ambos métodos de conservación, no tiene la competencia para pronunciarse sobre las especificaciones técnicas y legales que deben cumplirse para garantizar la integridad, accesibilidad y validez jurídica del archivo contable digital.
Sin embargo, la Superintendencia de Industria y Comercio y la jurisprudencia han indicado que para que un medio electrónico se considere idóneo, debe cumplir con las condiciones del artículo 12 de la Ley 527 de 1999, las cuales exigen que la información sea accesible para consulta posterior, que se conserve en un formato que garantice su reproducción exacta y que se preserve la información sobre su origen, destino, fecha y hora.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido un concepto en respuesta a una consulta sobre la validez, obligatoriedad y especificaciones técnicas y legales para la conservación de archivos contables en formato digital bajo la normativa colombiana vigente.
Postura del CTCP sobre la Conservación de Archivos Contables
El CTCP concluye que las entidades tienen la facultad de elegir el método que consideren más conveniente para la conservación de los libros y documentos que respaldan los registros contables y los estados financieros de propósito general. Esta elección puede ser entre el formato físico (papel) o medios digitales.
Marco Normativo Aplicable
La posición del CTCP se fundamenta en las siguientes disposiciones legales:
- Ley 962 de 2005: El artículo 28 de esta ley, que busca la racionalización de trámites y procedimientos administrativos, establece que los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un período de diez (10) años. Para ello, el comerciante puede elegir entre la conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Este mismo término aplica para personas no comerciantes legalmente obligadas a conservar dicha información, sin perjuicio de términos menores establecidos en normas especiales.
- Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015: El artículo 17 del Anexo 6 de este Decreto Único Reglamentario incorpora lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, reafirmando la validez de la conservación de archivos contables en medios digitales.
- Ver Decreto 2420 de 2015 (Se referencia el Decreto 2496 de 2015 que modifica el 2420 de 2015, el cual es el DUR de las Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información).
- Competencia del CTCP en Especificaciones Técnicas y Legales
- El CTCP aclara que no es competente para pronunciarse sobre las especificaciones técnicas y legales que deben cumplirse para garantizar la integridad, accesibilidad y validez jurídica del archivo contable digital. Su función se limita a la normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, conforme a la Ley 43 de 1990 y la Ley 1314 de 2009.
Conclusión General
En resumen, la normativa colombiana permite la conservación de archivos contables en formato digital, siempre que se garantice su reproducción exacta, y establece un período de conservación de diez años. Sin embargo, las especificaciones técnicas detalladas para asegurar la integridad y validez jurídica de estos archivos digitales no son competencia del CTCP.
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