La base de toda la argumentación es el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, el cual establece que la certificación es un acto de suma importancia y responsabilidad.Según esta normativa, la certificación consiste en la suscripción conjunta de los estados financieros por parte del representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad fueron preparados.
Este acto no es una mera formalidad, sino una declaración explícita de que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los informes y que estas han sido tomadas fielmente de los libros de contabilidad.
La Corte Constitucional, en la Sentencia C-290 de 1997, ratifica esta definición al señalar que los estados financieros certificados son aquellos que, mediante estas firmas, contienen la “certificación de ser reflejo fiel de los libros y de haber sido objeto de previa comprobación, según el reglamento”. El documento aclara que cualquier estado financiero que se ponga a disposición de asociados o de terceros, como ocurre en un proceso de licitación, debe estar obligatoriamente certificado.
La jurisprudencia del Consejo de Estado ha calificado este requisito como una condición sustancial y no como un simple formalismo, ya que permite a la administración verificar la situación financiera real de los proponentes con base en información fidedigna.
Es fundamental distinguir los estados financieros certificados de los dictaminados. Mientras la certificación es responsabilidad de la administración de la entidad (representante legal y contador), el dictamen es una opinión profesional emitida por un revisor fiscal o un contador público independiente que ha examinado dichos estados certificados. La función del revisor fiscal es dictaminar, no certificar; su firma convierte un estado financiero certificado en uno dictaminado, lo que incrementa el nivel de confianza para terceros.
En resumen, la certificación es el paso inicial y obligatorio mediante el cual los administradores dan fe pública de la información financiera de la entidad.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha emitido un concepto técnico contable en respuesta a varias inquietudes relacionadas con el requisito de Estados Financieros (EEFF) certificados en procesos de contratación pública en Colombia. Este análisis se fundamenta en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, el artículo 28 del CPACA y, de manera central, en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, así como en la jurisprudencia relevante.
¿Un Estado Financiero se entiende certificado únicamente con la firma conjunta del Representante Legal y del Contador Público, sin necesidad de leyenda adicional o documento aparte?
De acuerdo con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, la certificación de los estados financieros se entiende realizada con la suscripción conjunta del representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon. Esta acción implica la declaración de que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. No se menciona la necesidad de una leyenda adicional o un documento aparte para que se entiendan certificados.
La Corte Constitucional ha ratificado que los “estados financieros certificados” son aquellos que, suscritos por el representante legal y el contador público, para ser puestos en conocimiento de asociados o terceros, contienen la “certificación” de ser reflejo fiel de los libros y de haber sido objeto de previa comprobación, según el reglamento.
¿Existe alguna diferencia técnica o jurídica entre un “Estado Financiero Certificado” y una “Certificación de los Estados Financieros” exigida de manera independiente por un pliego de condiciones?
Desde el punto de vista de lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, la “certificación de los estados financieros” es la acción que consiste en la declaración de que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Esta acción es la que tipifica que un estado financiero es “certificado”. Por lo tanto, no existe una diferencia técnica o jurídica sustancial entre ambos términos en el contexto de la Ley 222 de 1995, ya que uno es el resultado de la otra.
Fuentes:
Ley 222 de 1995, por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de Procesos Concursales y se dictan otras disposiciones.
¿Qué elementos debe contener esa “certificación” para que cumpla con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995? ¿Debe incluirse forzosamente una leyenda textual dentro de los estados financieros o emitirse en documento separado?
Para que la certificación cumpla con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, además de estar suscrita por el representante legal y el contador público, debe contener las siguientes declaraciones:
Que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento.
Que tales afirmaciones se han tomado fielmente de los libros de contabilidad.
El documento no especifica si debe incluirse forzosamente una leyenda textual dentro de los estados financieros o emitirse en un documento separado. La clave radica en la suscripción conjunta y las declaraciones implícitas en dicha firma.
Fuentes:
Ley 222 de 1995, por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de Procesos Concursales y se dictan otras disposiciones.
¿Los estados financieros siempre deben ser certificados en los términos del artículo 37 de la Ley 222 de 1995, o existen casos en los que legalmente podrían presentarse sin certificación?
Con base en lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, se deberán certificar los estados financieros que se pongan a disposición de asociados o terceros. Esto implica que, en general, cuando los estados financieros son presentados a entidades externas o a los propios asociados, deben estar certificados.
Fuentes:
Ley 222 de 1995, por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se expide un nuevo régimen de Procesos Concursales y se dictan otras disposiciones.
¿Cuál sería la mejor práctica recomendada por el CTCP para cumplir de forma indubitable este requisito en procesos de contratación?
El CTCP, como organismo de normalización técnica, no tiene competencia para participar en la formulación de requisitos para un proceso de contratación, ya que estos pueden variar según las necesidades de la entidad contratante.
Sin embargo, sugiere tener en cuenta, al fijar los requisitos, la definición de la Corte Constitucional: “Los ‘estados financieros certificados’ son, pues, los que, suscritos por el representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon, para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros, contienen la ‘certificación’ de ser reflejo fiel de los libros y de haber sido objeto de previa comprobación, según el reglamento”.
La jurisprudencia también ha señalado que la exigencia de estados financieros certificados con la firma del representante legal y del contador público constituye un requisito idóneo para acreditar las condiciones financieras del proponente en la contratación pública. La firma conjunta otorga fe pública contable y presume autenticidad, salvo prueba en contrario.
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