El concepto responde a una consulta sobre la necesidad de manejar la cuenta de inventarios (1435) con detalle por terceros en la contabilidad. El consultante expresó su preocupación de que la ausencia de este detalle podría generar diferencias en los balances, impedir la presentación de estados financieros fiables y derivar en incumplimientos de normas tributarias, como la información exógena presentada a la DIAN
En su análisis, el CTCP concluye que, si bien no existe una norma contable que obligue de manera explícita a registrar todas las transacciones identificando a los terceros, esta práctica es altamente recomendable. La considera una buena práctica contable, ya que permite que la contabilidad suministre una “historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante”, cumpliendo así con el mandato del artículo 50 del Código de Comercio. La identificación individual de cada tercero (cliente, proveedor, banco, etc.) facilita un mayor control interno y simplifica los procesos de auditoría y revisión de los registros contables
El Consejo señala que la omisión en la identificación del tercero puede ser considerada una falla de control interno dentro de la gestión documental contable. No obstante, subraya que corresponde a la administración de cada entidad determinar en qué cuentas resulta pertinente y necesario aplicar este nivel de detalle y en cuáles no. Específicamente sobre la consulta de inventarios, el CTCP aclara que ningún párrafo de la sección 13 de la NIIF para las Pymes establece la obligación de llevar un control de inventarios que incluya la identificación de terceros responsables.Finalmente, respecto a los riesgos y posibles sanciones de carácter tributario por no detallar los inventarios por terceros, el CTCP declara no ser competente para pronunciarse sobre el tema, indicando que este asunto es de injerencia exclusiva de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Sin embargo, es relevante notar que informes de la Contraloría General de la Nación evidencian casos donde errores en el cargue de información de terceros en la información exógena (Formato 1001) han llevado a la imposición de sanciones por parte de la DIAN, lo que demuestra el riesgo fiscal real asociado a la gestión de esta información.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su rol de organismo de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, ha emitido un concepto sobre la necesidad de manejar el detalle de la cuenta 1435 – Inventarios por terceros en la contabilidad y los riesgos asociados a su omisión.
Marco Normativo General
El CTCP fundamenta su análisis en las siguientes disposiciones:
- Ley 43 de 1990: Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones.
- Ver Ley 43 de 1990
- Ley 1314 de 2009: Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia.
- Ver Ley 1314 de 2009
- Decreto 2649 de 1993: Este decreto, que reglamentaba la contabilidad en general, fue derogado por el numeral 6° del artículo 7 del Decreto 2270 de 2019, compilado en el anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
- Ver Decreto 2649 de 1993
- DUR 2420 de 2015 (Anexo 6): Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información.
- Código de Comercio (Artículo 50): Establece que la contabilidad debe llevarse de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
- Manejo de la Cuenta 1435 – Inventarios por Terceros
- El CTCP aborda la consulta sobre si la cuenta 1435 – Inventarios debe manejar detalle por terceros en la contabilidad de la siguiente manera:
Obligación Normativa vs. Buena Práctica
No existe una norma explícita que obligue a registrar las transacciones contables exclusivamente a través de terceros.
Sin embargo, el CTCP considera que la identificación del tercero es una buena práctica contable.
La recomendación de identificar a los terceros se basa en los siguientes principios y directrices:
- Historia Clara, Completa y Fidedigna: El artículo 50 del Código de Comercio exige que la contabilidad refleje de forma clara, completa y fidedigna los negocios del comerciante. La identificación de terceros contribuye a este objetivo al suministrar la historia de los hechos económicos.
- Control Interno: La omisión en la identificación del tercero puede ser considerada una falla de control interno dentro del proceso de gestión documental contable.
- Conocimiento de Transacciones Individuales: Las directrices del anexo 6 del DUR 2420 de 2015 indican que los comprobantes de contabilidad deben prepararse con soportes que permitan el conocimiento de las transacciones individuales dentro de los libros de contabilidad. Registrar por terceros facilita este conocimiento.
- Facilita Auditoría y Revisión: La identificación de terceros (proveedores, clientes, empleados, bancos, etc.) permite un mayor control interno y simplifica los procesos de auditoría y revisión de los registros contables.
- Discrecionalidad de la Administración: Corresponde a la administración de cada entidad determinar en qué cuentas resulta pertinente realizar la identificación a nivel de terceros y para cuáles no, siempre en el marco de una buena práctica contable.
NIIF para PYMES
El CTCP aclara que la Sección 13 de la NIIF para las Pymes (Inventarios) no establece que el ente económico deba llevar un control detallado y confiable de los inventarios que incluya la identificación de titulares o terceros responsables.
Riesgos Normativos y Contables por Incumplimiento
El CTCP señala los siguientes riesgos en caso de no cumplir con la buena práctica de identificar terceros en la contabilidad:
- Falla de Control Interno: La omisión en la identificación del tercero puede ser considerada una falla de control interno.
- Dificultad en Auditoría y Revisión: La falta de detalle por terceros puede complicar los procesos de auditoría y revisión de los registros contables.
- Riesgos Tributarios: Respecto a las posibles sanciones del orden tributario (como las relacionadas con información exógena e informes a la DIAN), el CTCP no es competente para pronunciarse, indicando que este asunto es de injerencia de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
Conclusión del CTCP
En síntesis, aunque no existe una norma que obligue de manera exclusiva a registrar las transacciones contables por terceros, el CTCP considera que la incorporación de la identificación del tercero en la contabilidad es una buena práctica que contribuye a una historia clara, completa y fidedigna de los hechos económicos de la entidad, mejorando el control interno y facilitando la auditoría. La decisión final sobre la pertinencia de este nivel de detalle recae en la administración de cada ente económico.
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