El balance de comprobación, también conocido como balance de prueba o de sumas y saldos, es un informe contable interno fundamental, aunque no es un estado financiero de propósito general según las Normas de Información Financiera (NIIF) contenidas en el DUR 2420 de 2015. Su objetivo principal es verificar la correcta aplicación del principio de partida doble, asegurando que el total de los débitos sea igual al total de los créditos, y sirve como base para la preparación de los estados financieros. La legislación vigente no define su naturaleza jurídica ni su estructura específica, y por tanto, no tiene un reconocimiento legal formal como estado financiero.
Este reporte se elabora a partir de los saldos y movimientos de todas las cuentas del libro mayor a una fecha determinada. Para su preparación, es requisito que todos los asientos contables estén registrados en el libro diario y transferidos al libro mayor. Su estructura comúnmente incluye columnas para sumas (débito y haber), saldos (deudor y acreedor), inventario (cuentas de situación financiera) y resultados (cuentas de ingresos y gastos). Sin embargo, puede incluir otras columnas adicionales según las necesidades de la entidad, como centros de costo o clasificación de gastos por naturaleza o función.
La utilidad del balance de comprobación radica en que permite detectar errores matemáticos en los registros contables antes de elaborar los estados financieros definitivos. No obstante, un balance equilibrado no garantiza la ausencia total de errores, ya que no detecta transacciones omitidas o clasificadas incorrectamente. Este informe, que se obtiene de los libros diarios, contiene un alto nivel de detalle sobre las transacciones de la entidad con sus asociados y proveedores, lo que puede comprometer información financiera sensible y privada, ligada al derecho a la intimidad.
Finalmente, aunque no existe una regulación concreta sobre su formato, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) considera procedente su preparación y custodia en medios digitales, como hojas de cálculo, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y trazabilidad de la información. El CTCP no emite directrices específicas sobre los requisitos que debe cumplir un software contable para generar este reporte.
Competencia de las Entidades
El CTCP, como organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, es el competente para emitir directrices sobre estos asuntos. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores (JCC), por su parte, tiene como función principal el registro, inspección y vigilancia de los Contadores Públicos y las entidades prestadoras de servicios contables, así como actuar como Tribunal Disciplinario, según lo dispuesto en la Ley 43 de 1990 .
Inexistencia de Regulación Específica para el Balance de Comprobación
El CTCP aclara que no existe una regulación concreta que determine y defina los elementos, aspectos y características precisas sobre el balance de comprobación. Las Normas de Información Financiera (NIIF), contenidas en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 , no lo contemplan como uno de los estados financieros de propósito general.
Balance de Comprobación: Definición y Propósito
El balance de comprobación, también conocido como balanza de comprobación o balance de sumas y saldos, no es un estado financiero de propósito general. Sin embargo, es un reporte contable fundamental y vital que cumple las siguientes funciones:
- Verificar si la contabilidad está registrada de manera adecuada y correcta.
- Mostrar el estado actual de las cuentas que han tenido movimientos.
- Garantizar el principio de partida doble.
- Detectar errores en los registros contables.
- Servir como base importante para la preparación de los estados financieros de propósito general y especial.
- Este informe relaciona los saldos y movimientos de todas las cuentas del libro mayor, mostrando sus débitos, créditos y saldos a una fecha específica, con el fin de comprobar los saldos y sumas.
Requisitos para su Elaboración
Para elaborar un balance de comprobación de sumas y saldos, se deben cumplir los siguientes requisitos previos:
- Que los asientos contables estén registrados en la contabilidad (registros en el libro diario).
- Que los registros se hayan asentado y reflejen en el libro mayor (pases o traspasos de los asientos del libro diario al libro mayor).
- En la mayorización se determina el saldo de las cuentas aplicando la ecuación: Debe – Haber = Saldo (deudor o Acreedor).
Características Principales
Las características principales de un balance de comprobación de sumas y saldos son:
- Incluye transacciones registradas sobre la base de efectivo y la base de devengado.
- No incluye una columna para la fecha.
- Muestra las cuentas y saldos obtenidos de los registros del libro mayor.
Estructura Común del Balance de Comprobación
En la práctica contable, la estructura más común del balance de comprobación incluye al menos cuatro pares de columnas, aunque puede contar con otras adicionales como la clasificación de gastos por naturaleza o función, o centros de costo.
| Tipo de Columna | Descripción |
| Sumas | Muestra las sumas del debe y haber de cada cuenta, es decir, los totales de los cargos y abonos, tal como se reflejan en el libro mayor. |
| Saldos | Presenta los saldos resultantes de enfrentar el debe y el haber (Debe – Haber = Saldo). El saldo se clasifica como Deudor o Acreedor según corresponda. |
| Inventario | Muestra los saldos deudores o acreedores de las cuentas de situación financiera, trasladados de la columna de saldos. |
| Resultados | Ubica los saldos deudores o acreedores de las cuentas de resultados (ingresos y gastos), trasladados de la columna de saldos. |
Proyección del Balance de Comprobación
Para la proyección de este informe, se requiere:
- Anotar las generalidades del formato (Nombre de la entidad, identificación como balance de comprobación y el periodo comprendido).
- Definir y anotar los conceptos, códigos y nombres de las cuentas, siguiendo la estructura de identificación establecida.
- Registrar las sumas y los saldos de acuerdo con el orden especificado.
- Presentación en Formatos Digitales y Software Contable.
- El CTCP indica que no le corresponde emitir directrices individuales o específicas sobre la presentación idónea del balance de comprobación en formatos digitales (como Excel) ni sobre los requisitos que debe cumplir el software contable en cuanto a los elementos y aspectos del reporte.
No obstante, la preparación, disposición y custodia de estos informes en medios magnéticos es procedente, siempre y cuando se conserve y garantice la integridad, autenticidad y trazabilidad de la información contable que los integra.
Marco Normativo Relevante
- Ley 43 de 1990: Adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público, y establece las funciones de la Junta Central de Contadores.
- Ley 1314 de 2009: Regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, señalando las autoridades competentes y el procedimiento para su expedición. El CTCP es el organismo de normalización técnica que propone estas normas.
- Decreto 2420 de 2015: Es el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, que incorpora las NIIF en Colombia.
En resumen, aunque el balance de comprobación no es un estado financiero oficial bajo las NIIF, es una herramienta contable esencial para la verificación y preparación de la información financiera, cuya presentación en medios digitales es aceptable siempre que se asegure la integridad y autenticidad de los datos.
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