La gestión contable y administrativa en las propiedades horizontales de Colombia se rige por un marco normativo integral que incluye la Ley 675 de 2001 (Régimen de Propiedad Horizontal), el Código de Comercio y la Ley 43 de 1990, la cual regula la profesión contable y la revisoría fiscal. Dentro de este régimen, la Asamblea General de Propietarios es el máximo órgano de dirección y tiene entre sus funciones básicas la de elegir y remover al Revisor Fiscal y a su suplente. La administración inmediata, por su parte, recae en el administrador, quien es responsable de la ejecución, conservación y representación de la copropiedad, incluyendo la preparación del presupuesto anual, el balance general y la contabilidad del edificio o conjunto.
La figura del Revisor Fiscal, que es de especial relevancia, tiene funciones que van más allá del interés de los copropietarios, pues se fundamentan en el interés público para brindar confianza y transparencia. Aunque la Ley 675 de 2001 establece sus funciones, se remite de forma supletoria a las dispuestas en el artículo 207 del Código de Comercio. Estas funciones incluyen cerciorarse de que las operaciones se ajusten a la ley y a los estatutos, velar por la correcta contabilidad y conservación de documentos, inspeccionar los bienes de la copropiedad y colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen vigilancia. Una de sus responsabilidades más cruciales es la de “dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad”. Tanto el administrador, como el revisor fiscal y los propietarios pueden impugnar las decisiones de la asamblea cuando estas no se ajusten a la ley o al reglamento
.La Corte Constitucional ha señalado que la revisoría fiscal en propiedades de uso comercial o mixto es una herramienta que, al contribuir a una gestión financiera transparente, ayuda a garantizar la seguridad, la convivencia pacífica y la función social de la propiedad. Esta labor de fiscalización integral protege no solo a los propietarios, sino también a terceros que interactúan con la copropiedad, fortaleciendo así la confianza para la inversión y el desarrollo económico.
El incumplimiento de las obligaciones por parte de los profesionales contables, incluyendo al contador y al revisor fiscal, puede acarrear serias responsabilidades. Cualquier actuación que vulnere los principios éticos, las normas contables o la transparencia financiera es considerada una irregularidad profesional. La Ley 43 de 1990 faculta a la Junta Central de Contadores como el tribunal disciplinario competente para investigar y sancionar estas conductas, ya sea por queja de parte o de oficio. Esta entidad tiene la potestad de imponer sanciones que van desde amonestaciones y multas hasta la suspensión o cancelación de la inscripción profesional, en casos como la violación de la ética, el desconocimiento de las normas de auditoría o la comisión de delitos contra la fe pública en el ejercicio de la profesión.
Marco Normativo Aplicable
La gestión contable y administrativa en propiedades horizontales en Colombia se rige principalmente por:
- Ley 675 de 2001: Régimen de Propiedad Horizontal.
- Ley 43 de 1990: Reglamenta la profesión de Contador Público y establece su Código de Ética.
- Código de Comercio: Contiene disposiciones sobre la revisoría fiscal.
- Ley 1314 de 2009 y DUR 2420 de 2015: Establecen los marcos técnicos normativos contables.
- Documento de Orientación Técnica DOT N° 15 del CTCP: Guía para propiedades horizontales.
Responsabilidades en la Elaboración y Aprobación del Presupuesto
Responsabilidad de Elaboración del Presupuesto
La elaboración y presentación del proyecto de presupuesto de una copropiedad recae en el administrador. Esta responsabilidad está establecida en los numerales 1° y 4° del artículo 51 de la Ley 675 de 2001.
Aprobación del Presupuesto y Cuotas
La Asamblea General de Copropietarios es el máximo órgano de dirección y decisión. Es su competencia exclusiva aprobar el presupuesto anual y fijar el monto de las cuotas de administración, tanto ordinarias como extraordinarias. Las decisiones adoptadas por la asamblea son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, el administrador y demás órganos, siempre que se ajusten a las normas legales y reglamentarias.
- Ley 675 de 2001
- Sentencia de Corte Constitucional del 10/07/2003, número de proceso: T-706951
- Sentencia de Corte Constitucional del 10/07/2002, número de proceso: D-3830
Legalidad de Modificaciones Presupuestales y Cuotas
Integración de Cuotas Extraordinarias a Ordinarias
No es contablemente correcto ni legal integrar de manera directa y permanente una cuota extraordinaria, aprobada para un gasto puntual, al valor de la cuota ordinaria de administración sin una nueva y explícita aprobación de la Asamblea General de Copropietarios.
- Las cuotas ordinarias cubren gastos recurrentes y necesarios para el funcionamiento y mantenimiento, según el presupuesto anual aprobado.
- Las cuotas extraordinarias se aprueban para gastos puntuales, imprevistos o proyectos específicos no contemplados en el presupuesto ordinario. Su naturaleza es temporal y su recaudo cesa al cubrir el gasto.
Es fundamental registrar separadamente los importes de cuotas ordinarias y extraordinarias para reflejar la realidad económica y financiera de la copropiedad.
Modificación de Cuotas por la Administración
La administración, incluso con el respaldo del contador y revisor fiscal, no puede modificar o alterar el valor de la cuota ordinaria de administración aprobado por la asamblea, justificándolo en la necesidad de cubrir gastos proyectados. La fijación de las cuotas de administración es una función indelegable de la Asamblea, según el Artículo 38 de la Ley 675 de 2001.
Financiación de Rubros Deficitarios sin Nuevo Presupuesto
Desde el punto de vista normativo, no es procedente financiar un rubro deficitario (como el seguro de zonas comunes) mediante una “adición a la cuota ordinaria” sin que se presente un nuevo presupuesto completo y se comunique adecuadamente su impacto. La Ley 675 de 2001 establece que la aprobación del presupuesto anual y el establecimiento de las cuotas de administración son facultades exclusivas e indelegables de la Asamblea General de Copropietarios. Cualquier modificación debe ser sometida a su consideración y aprobación.
Responsabilidades de los Profesionales Contables y Órganos de Administración
Instancias para Reportar Fallas de Profesionales
La U.A.E. Junta Central de Contadores es la entidad principal y disciplinaria competente para investigar y sancionar las presuntas actuaciones irregulares de un contador público, incluyendo a los revisores fiscales, por faltas éticas, negligencia o incumplimiento de las normas contables y de auditoría.
- Ley 43 de 1990
- Sentencia de Corte Constitucional del 10/05/2000, número de proceso: D-2563
- Sentencia de Sección Primera del 06/12/2001, número de proceso: 11001-03-24-000-2000-6063-01
- Sentencia de Sección Primera del 19/12/2018, número de proceso: 25000-23-42-000-2015-04946-01
Responsabilidades del Contador Público y Revisor Fiscal
Las responsabilidades del contador público y del revisor fiscal se derivan de la Ley 43 de 1990 y el Código de Comercio, entre otras normativas.
| Profesional | Responsabilidades Clave | Normativa Principal |
| Contador Público | Validar el cumplimiento de normas y principios contables.Actuar con diligencia y objetividad.Garantizar la veracidad y fiabilidad de la información financiera.Dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión. | Ley 43 de 1990Ley 6 de 1992 (Art. 659)Sentencia de Sección Primera del 16/03/2023, número de proceso: 11001032400020210038500 |
| Revisor Fiscal | Vigilar y controlar la gestión empresarial.Denunciar actos ilícitos e informar sobre irregularidades.Pronunciarse sobre la veracidad de los informes financieros.Asegurarse de que las operaciones se ajusten a estatutos y decisiones de la asamblea.Colaborar con entidades gubernamentales de inspección y vigilancia. | Ley 43 de 1990Sentencia de Sala de Descongestión Laboral Nº 2 del 15/11/2017, número de proceso: 57584 (Art. 207 y ss. Código de Comercio)Sentencia de Sección Segunda del 15/11/2018, número de proceso: 68001-23-33-000-2012-90154-01 |
Responsabilidad Disciplinaria o Profesional
La omisión de información esencial y la falta de transparencia financiera ante la asamblea por parte del contador público y revisor fiscal pueden configurar una irregularidad en el ejercicio profesional. La investigación de estas conductas, que vulneran las disposiciones normativas y los principios éticos de la profesión contable (consagrados en la Ley 43 de 1990 y el Código de Ética para Profesionales de Contabilidad), compete a entidades de vigilancia y control como la U.A.E. Junta Central de Contadores.
- Ley 43 de 1990
- Sentencia de Sección Primera del 18/07/2019, número de proceso: 11001-03-24-000-2011-00472-00
Profesionales de la Contaduría en el Consejo de Administración
Si dentro del consejo de administración hay profesionales de la contaduría que avalan prácticas irregulares, también podría haber lugar a una queja ante la U.A.E. Junta Central de Contadores, ya que esta entidad es la competente para investigar y sancionar a los contadores públicos por faltas éticas y profesionales.
Tratamiento Contable de Cuotas Extraordinarias
El tratamiento contable de las cuotas extraordinarias dependerá de su origen y destino. Si se establecen para cubrir el déficit de expensas comunes ordinarias o para financiar el mantenimiento o construcción de bienes comunes, podría haber diferencias en su registro y contabilización. Para una orientación detallada, se sugiere consultar el Documento de Orientación Técnica DOT 15 – Actualizada – Propiedades horizontales de uso residencial o mixto – grupos 2 y 3, páginas 37 a 39.
Buenas Prácticas
En materia de aplicación de marcos técnicos normativos contables, es fundamental observar lo dispuesto en la DOT 15 – Actualizada – Propiedades horizontales de uso residencial o mixto – grupos 2 y 3, que establece los lineamientos para el registro y preparación de la información financiera y contable. Asimismo, se deben seguir las disposiciones de la Ley 43 de 1990 y el Código de Comercio, que definen las funciones y responsabilidades del contador público y revisor fiscal, en concordancia con la Ley 675 de 2001.
En cuanto al buen ejercicio de las funciones y responsabilidades del administrador, se deben observar los postulados de la Ley 675 de 2001 y lo definido en los estatutos internos de la copropiedad.
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