El Concepto 2025-0243 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) aborda el correcto reconocimiento y registro contable de los bienes comunes en una propiedad horizontal que no figuran en su contabilidad. La conclusión principal del CTCP, basada en la Ley 675 de 2001 y el Documento de Orientación Técnica 15, es que el tratamiento contable depende fundamentalmente de si los bienes son clasificados como comunes esenciales o no esenciales
Los bienes comunes esenciales, definidos como aquellos indispensables para la existencia, estabilidad y seguridad del conjunto (como el terreno, cimientos, estructura, fachadas y techos), no deben ser reconocidos en los estados financieros de la copropiedad. La razón es que estos bienes pertenecen en proindiviso a todos los propietarios de los bienes privados y no constituyen un recurso disponible para la persona jurídica de la copropiedad; la titularidad del dominio recae en cada uno de los copropietarios.
Por otro lado, los bienes comunes no esenciales, que son aquellos que no son indispensables pero contribuyen al bienestar de la comunidad (como salones sociales, piscinas, gimnasios o canchas deportivas), sí pueden ser reconocidos en los estados financieros de la copropiedad, pero únicamente si han sido previamente desafectados. La desafectación es un proceso legal, establecido en el artículo 20 de la Ley 675 de 2001, mediante el cual un bien común no esencial pasa a ser de dominio particular de la persona jurídica que conforma la propiedad horizontal
Este procedimiento requiere la aprobación de la asamblea general con un voto favorable de propietarios que representen el 70% de los coeficientes de copropiedad. Una vez desafectado y transferidos los riesgos y beneficios a la copropiedad, el bien debe ser reconocido como un activo, siguiendo los marcos técnicos normativos correspondientes, como la NIIF para las Pymes o la NIF para Microempresas.
Es crucial destacar que la decisión de desafectar un bien común no esencial y, por consiguiente, de aprobar su registro contable, es una potestad exclusiva de la Asamblea General de Copropietarios, no del Consejo de Administración. La asamblea es la encargada de autorizar la desafectación, su posible venta y de decidir, en caso de duda, si un bien es esencial o no.
Si un bien común no esencial fue adquirido con recursos de la copropiedad (cuotas ordinarias o extraordinarias), su reconocimiento como activo también está condicionado a que se demuestre este proceso de desafectación; de lo contrario, el desembolso se debe registrar como un gasto. Los bienes comunes de uso exclusivo, como algunos parqueaderos, tampoco deben ser reconocidos en los estados financieros de la copropiedad.
Clasificación de Bienes Comunes en Propiedad Horizontal
De acuerdo con el artículo 3° de la Ley 675 de 2001, los bienes comunes son aquellas partes del edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal que pertenecen en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados y que, por su naturaleza o destinación, permiten o facilitan la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular.
Estos bienes se clasifican en:
Bienes Comunes Esenciales: Son indispensables para la existencia, estabilidad y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Incluyen, entre otros, el terreno, cimientos, estructura, fachadas, techos o losas que sirven de cubierta, y las circulaciones indispensables para el aprovechamiento de bienes privados, así como las instalaciones generales de servicios públicos.
Bienes Comunes No Esenciales: Son aquellos que, sin ser indispensables, contribuyen al bienestar de la comunidad. Ejemplos de estos son piscinas, gimnasios, áreas recreativas, salones de reuniones y jardines.
Bienes Comunes de Uso Exclusivo: Son aquellos bienes comunes cuya utilización y goce se asigna a uno o varios propietarios de bienes privados, como los parqueaderos destinados a los vehículos de los propietarios de las unidades privadas.
Reconocimiento Contable de Bienes Comunes
La regla general establece que los bienes privados o de dominio particular, así como los bienes comunes esenciales y los bienes comunes de uso exclusivo, no deben ser reconocidos en los estados financieros de la copropiedad. Esto se debe a que la titularidad del dominio y el uso particular de estos bienes recae en cada uno de los copropietarios, y no en la persona jurídica de la propiedad horizontal, la cual tiene la responsabilidad de su preservación, mantenimiento y control, pero no su propiedad. Los bienes comunes son indivisibles, inalienables e inembargables en forma separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno de forma separada de aquellos, según los artículos 3, 16, 19 y 24 de la Ley 675 de 2001.
Excepción para Bienes Comunes No Esenciales
Los bienes comunes no esenciales podrán ser reconocidos en los estados financieros de la copropiedad únicamente cuando hayan sido desafectados en los términos de la ley. La desafectación implica que estos bienes mutan a privados y pasan a ser del dominio particular de la persona jurídica de la propiedad horizontal.
Para que un bien común no esencial sea reconocido como activo de la copropiedad, deben cumplirse las siguientes condiciones:
Haber sido desafectado legalmente.
Que se demuestre la transferencia de todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad a la copropiedad.
Que se cumplan los criterios para su reconocimiento como activos, conforme a los marcos técnicos normativos aplicables (Anexo 2 de la NIIF para las Pymes o Anexo 3 de la NIF para Microempresas del DUR 2420 de 2015).
Si los bienes comunes no esenciales fueron adquiridos por la copropiedad con cuotas ordinarias o extraordinarias o con excedentes, serán reconocidos como activos si existe un proceso de desafectación que transfiera los riesgos y beneficios. En caso contrario, los desembolsos realizados se reconocerán como gastos en el estado de resultados.
Análisis de los Bienes Consultados
A continuación, se analiza la viabilidad de registro contable para cada tipo de bien consultado, basándose en la clasificación y las condiciones de reconocimiento:
| Bien | Clasificación y Análisis | Viabilidad de Registro Contable |
|---|---|---|
| a) Salón Social – Comunal y Portería | Estos bienes son considerados bienes comunes no esenciales, ya que contribuyen al bienestar de la comunidad pero no son indispensables para la existencia, estabilidad o seguridad del edificio o conjunto. | Sí, si han sido desafectados legalmente y cumplen los criterios de reconocimiento como activos de la copropiedad. El avalúo técnico de la aseguradora puede ser una base para su valor razonable, y la vida útil calculada técnicamente sería relevante para la depreciación. El abono a “Excedentes Acumulados-Conversión a normas IFRS” sería parte del reconocimiento inicial en el patrimonio. |
| b) Parque Infantil (terrenos y equipo-mobiliario para juegos) | El parque infantil y su mobiliario son bienes comunes no esenciales, destinados al esparcimiento y bienestar de la comunidad. Los terrenos asociados a este parque también se considerarían no esenciales si su función principal es recreativa y no estructural o de servicio público indispensable. | Sí, si han sido desafectados legalmente y cumplen los criterios de reconocimiento como activos de la copropiedad. Aplican las mismas consideraciones de avalúo, vida útil y registro patrimonial que para el salón social y portería. |
| c) Terrenos de propiedad comunitaria de la PH (parqueaderos de visitantes, zonas y áreas comunes) | Los parqueaderos de visitantes son bienes comunes no esenciales. Las zonas y áreas comunes deben evaluarse individualmente; si no son esenciales (ej. zonas verdes recreativas), se consideran no esenciales. Si son parte del terreno sobre el cual se asienta la estructura o albergan servicios públicos indispensables, serían esenciales. | Sí, para los bienes comunes no esenciales (como parqueaderos de visitantes y zonas recreativas) si han sido desafectados legalmente y cumplen los criterios de reconocimiento. Para los terrenos, no aplica el concepto de vida útil. |
| d) Calles-vías internas para circulación de vehículos y sistema de iluminación comunitario de éstas | Las vías internas para circulación y el sistema de iluminación comunitario pueden ser considerados bienes comunes esenciales si son indispensables para el acceso y funcionamiento de los bienes privados y los servicios públicos. Sin embargo, si su función es meramente ornamental o de esparcimiento, podrían ser no esenciales. La Ley 675 de 2001 menciona “circulaciones indispensables para el aprovechamiento de bienes privados” como esenciales. | Si son esenciales, no se reconocen. Si se determinan como no esenciales y son desafectados, podrían reconocerse. La determinación de su carácter esencial o no esencial debe ser decidida por la Asamblea de Copropietarios. |
| e) Árboles y jardines de zonas comunitarias (Activos Biológicos) | Los árboles y jardines en zonas comunitarias son bienes comunes no esenciales, contribuyendo al ornato y bienestar. | Sí, si han sido desafectados legalmente y cumplen los criterios de reconocimiento como activos de la copropiedad. Un avalúo técnico realizado por entidades como viveros, jardines botánicos o agrónomos sería adecuado para determinar su valor y vida útil. |
| f) Un lote de terreno cedido en comodato a la copropiedad PH por una estatal municipal | Un bien cedido en comodato no es propiedad de la PH. La PH tiene la tenencia y el uso, pero no el dominio. Por lo tanto, no cumple con la definición de activo como un recurso económico controlado por la entidad del cual se espera obtener beneficios económicos futuros, ya que no hay transferencia de riesgos y beneficios de la propiedad. | No es viable su registro como activo de la copropiedad, ya que la PH no es la propietaria del terreno. Los gastos de mantenimiento y seguros se reconocerían como gastos. |
| g) Una cancha deportiva, con piso de concreto y debidamente enmallada e iluminada | Una cancha deportiva es un bien común no esencial, destinado a la recreación y bienestar de la comunidad. | Sí, si ha sido desafectada legalmente y cumple los criterios de reconocimiento como activo de la copropiedad. Aplican las mismas consideraciones de avalúo, vida útil y registro patrimonial que para el salón social y parque infantil. |
Marcos Técnicos Normativos para el Registro Contable
Para la contabilización de los bienes comunes no esenciales que sean desafectados y reconocidos como activos, se deben aplicar los marcos técnicos normativos que correspondan a la copropiedad, específicamente los principios para la contabilización de activos contenidos en el Anexo 2 de la NIIF para las Pymes o en el Anexo 3 de la NIF para Microempresas del DUR 2420 de 2015 .
El avalúo técnico elaborado por una aseguradora o por expertos (como un vivero o agrónomo para activos biológicos) puede ser una base adecuada para determinar el valor razonable y la vida útil de estos activos, siempre que se ajuste a los requerimientos de los marcos técnicos normativos. La sentencia del Tribunal Superior de Bogotá – Sala Civil del 12/05/2021, número de proceso: 000202100910 00, menciona que las NIIF definen un activo como un recurso económico presente controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados.
El registro contable inicial de estos activos, una vez desafectados, generará cambios en el patrimonio de la copropiedad.
Aprobación del Registro de Activos
La aprobación para el registro contable de los bienes comunes no esenciales que se incorporen a la contabilidad de la PH es una facultad y responsabilidad de la Asamblea General de Copropietarios.
Según el artículo 38 de la Ley 675 de 2001 , entre las funciones básicas de la asamblea general de propietarios se encuentran:
- Numeral 7: “Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.”
- Por lo tanto, es necesario que la Asamblea de Copropietarios apruebe la desafectación de los bienes comunes no esenciales y, consecuentemente, los registros contables necesarios para su ingreso a la contabilidad de la copropiedad. El Consejo de Administración no tiene la facultad para tomar esta decisión de manera autónoma. La sentencia de la Corte Constitucional C-738/02, número de proceso: D-3988, también reitera que la asamblea general, con el voto favorable de un número plural de propietarios que representen el setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad, podrá desafectar la calidad de común de bienes comunes no esenciales.
Para una orientación más detallada sobre la gestión contable en propiedad horizontal, se recomienda consultar el DOT 15 – Actualizada – Propiedades horizontales de uso residencial o mixto – grupos 2 y 3 .
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