El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en respuesta a una consulta sobre el registro contable de equipos de seguridad y computación (cámaras, DVR, etc.) adquiridos por una propiedad horizontal. La duda principal surge porque la contadora del conjunto sugirió registrar estas compras en “cuentas de orden”, lo que generó incertidumbre en el consejo de administración.
El CTCP aclara que el reconocimiento de estos bienes como activos de la copropiedad, específicamente como propiedades, planta y equipo, solo es procedente si cumplen con una condición fundamental: deben ser bienes comunes no esenciales que hayan sido formalmente desafectados. Los bienes comunes esenciales no se reconocen en los estados financieros de la copropiedad. La “desafectación” es un procedimiento jurídico, estipulado en el artículo 20 de la Ley 675 de 2001, mediante el cual los bienes comunes no esenciales cambian su dominio y pasan a ser propiedad particular de la persona jurídica que constituye la copropiedad. Este proceso requiere la autorización de la asamblea general con un voto favorable del 70% de los coeficientes de copropiedad y el cumplimiento de las normas urbanísticas aplicables. Solo después de este procedimiento, cuando se transfieren a la copropiedad los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad, se cumplen los criterios para su reconocimiento como activos en los estados financieros.
En relación con la sugerencia de usar “cuentas de orden”, el CTCP explica que estas no corresponden a ninguno de los cinco elementos de los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos) bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Su propósito es registrar hechos de carácter administrativo o informativo que no cumplen los criterios para ser reconocidos formalmente, pero cuya revelación o seguimiento es importante para la gestión y control. Aunque las NIIF privilegian la revelación en notas sobre el registro en cuentas de orden para efectos de presentación en los estados financieros, su uso en la contabilidad interna como elemento de control es válido y necesario en muchos casos. La decisión sobre cómo utilizar estas cuentas auxiliares debe ser definida en las políticas contables de cada organización.
En resumen, los equipos de seguridad adquiridos por el conjunto no pueden ser registrados como activos de la copropiedad a menos que se realice el proceso legal de desafectación. Mientras no se cumpla este requisito, no se pueden activar en el balance, y el uso de cuentas de orden es una práctica aceptable para el control administrativo e informativo de dichos bienes.
Principio General de Reconocimiento Contable
El CTCP establece que el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo en una copropiedad solo procede para aquellos bienes que cumplan la condición de ser bienes comunes no esenciales desafectados. Este principio se fundamenta en la Ley 675 de 2001 y en las directrices contables del marco de información financiera aplicable a la copropiedad, según el DUR 2420 de 2015.
Clasificación y Naturaleza de los Bienes Comunes
La Ley 675 de 2001, que rige el régimen de propiedad horizontal, clasifica los bienes comunes de la siguiente manera:
Bienes Comunes: Son las partes del edificio o conjunto que pertenecen en proindiviso a todos los propietarios de bienes privados. Su naturaleza o destinación permite o facilita la existencia, estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular.
- Ver Ley 675 de 2001, por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal.
- Ver sentencia de Sala de Casación Civil del 23/08/2023, número de proceso: 11001-31-03-036-2013-00031-02
Bienes Comunes Esenciales: Son aquellos indispensables para la existencia, estabilidad, conservación y seguridad del edificio o conjunto, así como los imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Ejemplos incluyen el terreno, cimientos, estructura, circulaciones indispensables, instalaciones generales de servicios públicos, fachadas y techos.
- Ver sentencia de Sala de Casación Civil del 23/08/2023, número de proceso: 11001-31-03-036-2013-00031-02
- Ver sentencia de Sala de Casación Civil del 01/03/2021, número de proceso: 11001-31-03-016-2012-00639-01
- Ver sentencia de Tribunal Superior de Medellín – Sala Civil del 04/10/2024, número de proceso: 05001310301420180026802
Bienes Comunes No Esenciales: Son aquellos que no cumplen con la definición de esenciales.
La Desafectación
La desafectación es un procedimiento jurídico mediante el cual muta el dominio de un bien, permitiendo que bienes privados pasen a ser comunes o viceversa. Para que un bien común no esencial pueda ser reconocido en los estados financieros de la copropiedad, debe haber sido formalmente desafectado. Una vez desafectados, estos bienes mutan a privados, ya que dejan de ser esenciales.
Titularidad de los Bienes Comunes
Es importante destacar que la persona jurídica de la propiedad horizontal no tiene la titularidad ni el dominio de los bienes comunes. Estos pertenecen a los copropietarios en proporción a su coeficiente de copropiedad. La persona jurídica se encarga de la administración de los bienes y servicios comunes.
- Ver sentencia de Sección Cuarta del 18/11/2021, número de proceso: 25000-23-37-000-2016-01023-01
- Ver sentencia de Sala Plena del 20/06/2024, número de proceso: 11001031500020230738901
Condiciones para el Reconocimiento Contable de Activos
Para que los equipos de seguridad y computación mencionados en la consulta puedan ser registrados como activos en el balance de la copropiedad, deben cumplir con los siguientes criterios:
- Ser Bienes Comunes No Esenciales: Los equipos deben ser clasificados como bienes comunes no esenciales.
- Proceso de Desafectación: Debe existir un proceso formal de desafectación que transfiera a la copropiedad los riesgos y beneficios inherentes a estos activos.
- Control por la Copropiedad: La copropiedad debe ejercer control sobre estos bienes.
- Marco Técnico Normativo Aplicable: Se deben aplicar los principios de reconocimiento de propiedades, planta y equipo, propiedades de inversión, activos no corrientes mantenidos para la venta, o activos intangibles, según corresponda, contenidos en el Anexo 2 de la NIIF para las Pymes o en el Anexo 3 de la NIF para Microempresas del DUR 2420 de 2015.
En caso de que no se cumplan estas condiciones, los desembolsos realizados para la adquisición de dichos bienes deberán ser reconocidos como gastos en el estado de resultados.
Cuentas de Orden
Respecto a la sugerencia de contabilizar estos equipos en cuentas de orden, el CTCP aclara que las cuentas de orden se utilizan para registrar hechos de carácter administrativo o informativo que no cumplen los criterios de reconocimiento como activos, pasivos, ingresos o gastos. Por lo tanto, no tienen cabida en los estados financieros como elementos de estos (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos).
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) priorizan la revelación sobre el registro en este tipo de casos. Sin embargo, el CTCP reconoce que los registros en cuentas de orden pueden ser un elemento importante de control de información cuantitativa para la gestión de la copropiedad, y su determinación y terminología específica deben ser definidas en las políticas contables de cada organización.
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