El tratamiento contable de las incapacidades laborales, según lo establecido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, dicta que estos valores deben ser reconocidos inicialmente como un gasto por beneficios a corto plazo a los empleados en el período en que se incurren. Administrativamente, es un requisito que toda incapacidad se registre como una novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Posteriormente, si la empresa tiene el derecho a solicitar un reembolso a una Entidad Promotora de Salud (EPS) o a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL), y existe una “certeza razonable de su cobro”, se debe reconocer una cuenta por cobrar por el monto recuperable. Esta distinción se fundamenta en el Decreto 780 de 2016, el cual estipula que las prestaciones económicas de los dos primeros días de incapacidad por enfermedad general son responsabilidad del empleador, mientras que a partir del tercer día, la obligación recae sobre la EPS. En el caso de incapacidades de origen laboral, el reconocimiento por parte de la ARL comienza desde el día siguiente al accidente o diagnóstico. En la práctica, aunque la empresa paga la totalidad del auxilio por incapacidad al trabajador —que no tiene naturaleza de salario—, contablemente debe registrar los dos primeros días como un gasto definitivo y el valor restante como una cuenta por cobrar. Es importante destacar que el trámite de recobro ante la EPS o ARL es una obligación directa del empleador y no puede ser trasladada al empleado.
Finalmente, cuando la EPS o ARL efectúa el reintegro de los fondos, este valor no debe ser contabilizado como un ingreso para la compañía. El tratamiento correcto es registrar el monto recibido como un menor valor del gasto o como un abono que cancela la cuenta por cobrar que se había generado previamente.
Marco Normativo de Referencia
El CTCP, en su función de organismo de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, fundamenta su respuesta en las siguientes disposiciones legales:
- Ley 43 de 1990: Por la cual se adiciona la Ley 145 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones. Esta ley establece el marco para el ejercicio de la contaduría pública en Colombia.
- Ver Ley 43 de 1990
- Ley 1314 de 2009: Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
- Ver Ley 1314 de 2009
- Decreto 780 de 2016: Este decreto es mencionado en el documento, específicamente su artículo 3.2.1.10, que aborda la responsabilidad del pago de las incapacidades en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Tratamiento Contable y de Seguridad Social de las Incapacidades
El CTCP establece directrices claras para el registro y reconocimiento de las incapacidades, diferenciando entre la gestión en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) y el registro contable.
Registro en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)
Las incapacidades deben ser registradas como una novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), en cumplimiento con la normatividad vigente en materia de seguridad social.
Reconocimiento Contable
En la contabilidad de la entidad, los valores asociados a las incapacidades se reconocen de la siguiente manera:
- Gasto por Beneficios a Corto Plazo a los Empleados: Estos valores se reconocen como gasto en el período en que se incurren.
- Cuenta por Cobrar: En los casos en que la entidad tenga derecho a recuperar los valores pagados por incapacidades frente a la Entidad Promotora de Salud (EPS) o la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), y siempre que exista una certeza razonable de su cobro, se debe reconocer una cuenta por cobrar.
Responsabilidad del Pago de Incapacidades (Decreto 780 de 2016)
El parágrafo primero del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016 establece lo siguiente:
“En el Sistema General de Seguridad Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.”
A partir de esta disposición, se aclara que:
Primeros dos (2) días de incapacidad: Son asumidos por el empleador y se reconocen como gasto.
Días restantes de incapacidad: Aunque la empresa suele pagar la totalidad al trabajador, el valor correspondiente a los días a partir del tercero debe reconocerse como una cuenta por cobrar a la EPS o ARL, siempre que haya certeza razonable de su cobro.
Tratamiento de los Reintegros
Cuando la EPS o ARL realiza un reintegro por los valores pagados por incapacidades, este debe contabilizarse como:
- Un ajuste al gasto.
- Una compensación en la cuenta por cobrar.
En ningún caso, los reintegros deben reconocerse como un ingreso, lo cual está en línea con los marcos técnicos normativos de información financiera y contable.
Conclusión
El CTCP concluye que el registro de incapacidades implica un proceso dual: su novedad en la PILA y su adecuado reconocimiento contable. Los primeros dos días de incapacidad son un gasto para el empleador, mientras que los días subsiguientes, si son cubiertos por la EPS o ARL, generan una cuenta por cobrar. Los reintegros recibidos deben ajustar el gasto o la cuenta por cobrar, y no ser tratados como ingresos.
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