Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), establece que la responsabilidad principal de asegurar que se preparen los estados financieros en una propiedad horizontal recae sobre el administrador de la copropiedad. Esta obligación se fundamenta en el numeral 5 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el cual asigna al administrador la función de “Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”.
Para cumplir con esta responsabilidad, el administrador debe contratar y contar con la participación de un profesional de la contaduría pública. Aunque el administrador es el responsable final ante la copropiedad, la preparación y certificación de los estados financieros es una actividad propia de la ciencia contable, tal como lo define la Ley 43 de 1990
Un aspecto clave que resalta el concepto es la certificación de los estados financieros. De acuerdo con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, esta certificación requiere obligatoriamente la firma conjunta tanto del representante legal (el administrador) como del contador público bajo cuya responsabilidad fueron preparados los documentos. La certificación consiste en una declaración formal de que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados financieros y que las cifras han sido tomadas fielmente de los libros de contabilidad.
La jurisprudencia del Consejo de Estado ha aclarado que la firma del contador otorga fe pública sobre la información financiera, mientras que la del representante legal responde a su deber de rendir cuentas sobre su gestión. La normativa es clara en que ambos deben suscribir los documentos para que estos se consideren debidamente certificados.
Adicionalmente, el concepto señala que si la copropiedad está obligada a tener revisor fiscal, los estados financieros, además de estar certificados, deben ser dictaminados por dicho revisor
Responsabilidad de la Administración
La responsabilidad principal de la elaboración de los estados financieros en una propiedad horizontal recae en el administrador. Esta función está explícitamente establecida en la legislación colombiana.
Fundamento Legal
- El numeral 5 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001 establece que es función del administrador “Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.”
- Ver Ley 675 de 2001, por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal.
- Participación del Contador Público
- Para cumplir con la responsabilidad de llevar la contabilidad y elaborar los estados financieros, el administrador debe asegurar la participación de un profesional de la contaduría pública.
Requisitos de Certificación
La certificación de los estados financieros es un proceso que requiere la intervención de dos figuras clave:
Contador Público: El artículo 2 de la Ley 43 de 1990 incorpora la certificación de los estados financieros como una actividad relacionada con la ciencia contable. El contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon los estados financieros debe certificar que las afirmaciones contenidas en ellos han sido verificadas y que las cifras provienen fielmente de los libros de contabilidad, conforme al artículo 37 de la Ley 222 de 1995.
Ver sentencia de Corte Constitucional del 13/08/2025, número de proceso: D-16592 (Menciona el artículo 2 de la Ley 43 de 1990).
Ver sentencia de Sección Primera del 29/08/2024, número de proceso: 25000232400020120057501 (Menciona el artículo 37 de la Ley 222 de 1995).
Ver sentencia de Sección Cuarta del 04/07/2024, número de proceso: 11001032400020090004000 (Menciona el artículo 37 de la Ley 222 de 1995).
Ver sentencia de Sección Cuarta del 12/06/2025, número de proceso: 76001233300020190032701 (Menciona el artículo 36 de la Ley 222 de 1995).
Representante Legal (Administrador):
Los estados financieros deben ser certificados también por el representante legal de la propiedad horizontal, es decir, el administrador.
Principios Contables Aplicables
La preparación y presentación de los estados financieros y sus notas deben realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Actualmente, estos principios se encuentran en los marcos técnicos normativos incorporados en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.
Normativa Contable
- El artículo 36 de la Ley 222 de 1995 establece que los estados financieros se prepararán y presentarán conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
- Ver sentencia de Sección Cuarta del 12/06/2025, número de proceso: 76001233300020190032701 (Menciona el artículo 36 de la Ley 222 de 1995).
- El Decreto 2420 de 2015 es el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, que compila y racionaliza las normas reglamentarias expedidas en desarrollo de la Ley 1314 de 2009.
- Ver Decreto 2101 de 2016, por el cual se adiciona un título 5, denominado Normas de Información Financiera para Entidades que no Cumplen la Hipótesis de Negocio en Marcha, a la Parte 1 del Libro 1 del Decreto 2420 de 2015, Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, y se dictan otras disposiciones.
- Ver sentencia de Corte Constitucional del 24/03/2021, número de proceso: D-13808 (Menciona el Decreto 2420 de 2015).
- Ver sentencia de Sección Cuarta del 12/02/2020, número de proceso: 11001-03-24-000-2018-00201-00 (Menciona el Decreto 2420 de 2015).
- Ver sentencia de Sección Cuarta del 18/04/2024, número de proceso: 25000233700020210014701 (Menciona el Decreto 2420 de 2015).
Dictamen del Revisor Fiscal
En los casos en que la copropiedad esté obligada a contar con un revisor fiscal, los estados financieros también deberán ser dictaminados por este órgano de control, según lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.
Conclusión
En resumen, la elaboración y presentación de los estados financieros en una propiedad horizontal es una responsabilidad del administrador, quien debe contratar a un contador público para su preparación y certificación. La certificación requiere la firma tanto del contador público como del representante legal (administrador). Además, si la copropiedad está obligada a tener revisor fiscal, este deberá dictaminar los estados financieros. Todo el proceso debe adherirse a los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia, principalmente el Decreto 2420 de 2015.
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