El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) responde a una consulta sobre el tratamiento contable para la ejecución de una reserva patrimonial en una propiedad horizontal, aprobada previamente por la asamblea para una obra específica . La inquietud principal de la consultante, contadora de la copropiedad, radica en cómo disminuir contablemente el saldo de la reserva patrimonial a medida que se ejecutan los gastos del proyecto, los cuales se registran contra cuentas de activo como efectivo o bancos .El CTCP aclara que la utilización de reservas patrimoniales en una copropiedad debe ser autorizada por la asamblea de copropietarios y su aplicación debe corresponder al objetivo para el cual fue creada, como mantenimiento, reparaciones o construcción de bienes comunes . El registro contable inicial de la reserva implica su reconocimiento en una cuenta específica dentro del patrimonio y, al mismo tiempo, en las cuentas del activo como un activo restringido . Es fundamental entender que la reserva en sí misma, o el acto de su constitución, no representa un gasto.
Cuando se inician las obras y se incurre en los desembolsos, estos deben registrarse como un gasto o una inversión, afectando el estado de resultados o el estado de situación financiera (balance), según la naturaleza de la erogación. La contrapartida de este registro será la cuenta de efectivo o las cuentas por pagar correspondientes. Posteriormente, una vez que el proyecto u obra ha culminado, se debe reflejar el uso de la reserva mediante una reclasificación en el patrimonio. Este ajuste consiste en disminuir la cuenta específica de la reserva (con un débito) y aumentar los excedentes acumulados (con un crédito), lo que demuestra que la reserva ha cumplido su propósito.
El Consejo recomienda que la copropiedad revele en sus estados financieros el estado y uso de las reservas, especificando su tipo, finalidad y los efectos que tienen sobre los resultados y el patrimonio . Adicionalmente, se sugiere a la consultante que, para una orientación más completa sobre la gestión contable, financiera y presupuestal en propiedades horizontales, consulte el documento DOT 15 – Actualizada, que contiene orientaciones para entidades regidas por la Ley 675 de 2001 . El concepto finaliza indicando que se basa exclusivamente en la información proporcionada por la peticionaria.
Conclusión
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública establece una ruta contable clara para el uso de reservas patrimoniales en propiedades horizontales. La metodología se puede resumir en los siguientes pasos:
- Autorización y Creación: La asamblea debe aprobar el uso de la reserva. Contablemente, se crea una cuenta específica en el patrimonio y se registra un activo restringido 32.
- Ejecución del Gasto: A medida que se realizan los pagos para la obra, estos se registran como un gasto o una inversión, afectando el estado de resultados o el activo, con su correspondiente salida de efectivo o cuenta por pagar 4. Este paso es independiente de la cuenta de reserva patrimonial.
- Cierre y Reclasificación: Una vez finalizada la obra, se realiza un ajuste interno en el patrimonio: se disminuye la cuenta de la reserva específica y se aumentan los excedentes acumulados para reflejar que el propósito de la reserva se ha cumplido 4.
En esencia, la reserva no se “gasta” directamente. Primero se registra el gasto real contra el efectivo y, solo al final del proyecto, se ajusta la cuenta de la reserva en el patrimonio para cerrar el ciclo contable.
Recomendación:
Le recomiendo seguir el procedimiento descrito por el CTCP, asegurándose de documentar adecuadamente la autorización de la asamblea y de realizar las revelaciones pertinentes en los estados financieros de la copropiedad, tal como lo sugiere el Consejo
Naturaleza y Constitución de las Reservas Patrimoniales
Las reservas patrimoniales en una copropiedad son recursos que se constituyen con un propósito específico, como la realización de obras o proyectos determinados. Estas reservas se reconocen en el patrimonio de la copropiedad y no deben confundirse con gastos. Su constitución y uso deben ser aprobados por la asamblea general de copropietarios.
El CTCP señala que las reservas pueden ser constituidas para diversos fines, tales como servicios de mantenimiento, reparaciones, construcción, fabricación u obtención de bienes comunes, y se reflejan en las cuentas del patrimonio.
Distinción entre Reservas y Gastos
Es fundamental comprender que una reserva patrimonial no es un gasto en sí misma ni se convierte en gasto al momento de su constitución. La jurisprudencia colombiana ha reiterado que las reservas patrimoniales representan recursos retenidos de las utilidades o excedentes para satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales, y no provienen de los gastos. Registrar una reserva como un gasto no operacional es improcedente, ya que un gasto implica una disminución del activo o un incremento del pasivo que reduce el patrimonio, lo cual no ocurre con la constitución de una reserva.
- Ver sentencia de Sección Primera del 18/08/2011, número de proceso: 11001-03-24-000-2005-00198-01
- Ver sentencia de Sección Cuarta del 11/03/2021, número de proceso: 68001-23-33-000-2016-00793-01
Proceso Contable para la Ejecución de Reservas Patrimoniales
El CTCP establece un proceso contable estructurado para el manejo de las reservas patrimoniales, que incluye el reconocimiento inicial, la ejecución y la reclasificación.
1. Reconocimiento Inicial (Creación y Registro de la Reserva)
La fase inicial de la reserva implica los siguientes pasos:
- Registro de excedentes: Los excedentes se registran en las cuentas del patrimonio en el estado de Situación Financiera.
- Traslado entre cuentas: Se realiza un traslado para reconocer la reserva en un concepto o cuenta específica dentro del patrimonio.
- Reconocimiento de activos restringidos: Los importes correspondientes a la reserva se reconocen en las cuentas del activo como un activo restringido.
2. Reconocimiento Posterior (Ejecución de la Obra o Proyecto)
Durante la ejecución de la obra o proyecto para el cual se constituyó la reserva, el registro contable se realiza de la siguiente manera:
- Registro del gasto o inversión: El gasto o la inversión se registra en el estado de resultados (cuentas del gasto) o como un activo en el balance (Estado de Situación Financiera) en el momento en que se incurre en la transacción.
- Ajuste de cuentas de efectivo o por pagar: La cuenta de efectivo o las cuentas por pagar se ajustan según corresponda, reflejando el desembolso o la obligación.
Es importante destacar que, en esta etapa, los gastos se reconocen directamente contra las cuentas de activo/pasivo (ej. banco) con los terceros involucrados, sin afectar directamente la cuenta de la reserva patrimonial en el patrimonio.
3. Reclasificación y/o Reversión de las Cuentas en el Patrimonio
Una vez culminado el proyecto u obra, se procede a reflejar el uso de la reserva mediante una reclasificación en el patrimonio:
- Disminución de la reserva: Se debita la cuenta específica de la reserva patrimonial.
- Aumento de excedentes acumulados: Se acredita la cuenta de excedentes acumulados.
Esta reclasificación refleja el cumplimiento del propósito para el cual fue constituida la reserva, impactando los resultados y el patrimonio de la copropiedad.
Aspectos Adicionales y Recomendaciones
El CTCP también subraya la importancia de considerar otros aspectos relevantes:
- Identificación de la reserva: Es crucial determinar el tipo de reserva patrimonial que se está utilizando y su finalidad específica.
- Identificación del gasto o inversión: Se debe definir previamente en qué se invertirá o gastará el recurso. Si se trata de la compra de un activo, este debe registrarse como tal y considerar su depreciación o amortización.
- Autorización de la asamblea: La asamblea de copropietarios debe aprobar el uso de la reserva, asegurando que su aplicación esté alineada con el objetivo para el cual fue constituida.
- Revelación en estados financieros: Se recomienda que la copropiedad revele en sus estados financieros el estado y uso de las reservas, indicando su tipo, finalidad y los efectos en los resultados y el patrimonio.
- Adquisición de bienes comunes: Es importante validar si la reserva se destina a la adquisición de bienes comunes, ya que, en algunos casos, estos bienes pueden ser desafectados previamente, lo que influye en el tratamiento contable.
Para mayor orientación sobre la gestión contable, financiera, tributaria y presupuestal en las propiedades horizontales, el CTCP sugiere consultar la DOT 15 – Actualizada – Propiedades horizontales de uso residencial o mixto – grupos 2 y 3. Este documento contiene orientaciones para los responsables de las entidades de propiedad horizontal, comprendidas en el régimen establecido por la Ley 675 de 2001 y otras normas relacionadas.
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