El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en respuesta a una consulta sobre si los libros oficiales de una entidad deben estar obligatoriamente impresos y registrados, o si, por el contrario, pueden generarse de forma electrónica . La conclusión principal del CTCP es que los libros de contabilidad pueden llevarse tanto en medios físicos como en medios electrónicos.
El fundamento de esta posición se encuentra en el artículo 12 del Decreto 805 de 2013, compilado posteriormente como el artículo 2.2.2.39.12 del Decreto 1074 de 2015 . Dicha normativa establece expresamente que los libros registrados en medios electrónicos son plenamente admisibles como medios de prueba en procesos judiciales y administrativos . Para la valoración de dicha prueba, la norma remite a las reglas de la sana crítica y a los criterios definidos en los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, que regula el comercio electrónico en Colombia.
Adicionalmente, el concepto cita el Oficio 220-121540 de la Superintendencia de Sociedades, el cual reitera la validez probatoria de los libros de contabilidad en archivos electrónicos y añade que para su valoración se debe tener en cuenta:
“la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.”
En síntesis, el CTCP concluye que es indiferente si los libros se llevan en formato físico o electrónico, pero subraya que, en cualquier caso, es imperativo garantizar que la información contenida en ellos se conserve de manera completa e inalterada.
El presente análisis aborda la validez de los libros oficiales llevados en medio electrónico en Colombia, basándose en el concepto emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) y la normativa legal citada en el mismo.
Marco Normativo General
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) fundamenta su concepto en las disposiciones legales vigentes, principalmente la Ley 43 de 1990 y la Ley 1314 de 2009, así como los decretos que las desarrollan.
Validez de los Libros en Medio Electrónico
El documento establece que los libros registrados en medios electrónicos son admisibles como medios de prueba. Para su valoración, se deben seguir las reglas de la sana crítica y los demás criterios legalmente reconocidos para la apreciación de las pruebas.
Disposiciones Clave
- Decreto 805 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015): Su artículo 12 (compilado como artículo 2.2.2.39.12) establece la admisibilidad de los libros registrados en medios electrónicos como prueba.
- Ley 527 de 1999: Los artículos 10 y 11 de esta ley rigen la valoración de los documentos electrónicos como prueba.
- Oficio 220-121540 de la Superintendencia de Sociedades: Este oficio refuerza la admisibilidad de los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos como medios de prueba, indicando que para su valoración se tendrán en cuenta la confiabilidad en la conservación de la integridad de la información, la identificación de su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
Requisitos para la Validez
Independientemente de si los libros de contabilidad se llevan en medio físico o electrónico, es imperativo garantizar que la información contenida sea completa e inalterada.
Efectos del Concepto
Los efectos del concepto emitido por el CTCP se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Fuentes Legales Citadas
- Decreto 1074 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo)
- Ley 1437 de 2011 (CPACA)
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